仕事に誇りを、心にlaughを
西田友博税理士事務所様について
所在地：鹿児島県鹿児島市山之口町1-10 鹿児島中央ビルディング9階
業種：税理士業（会計記帳・決算・税務申告）
「経営参謀」となる経営数字を精製するアウトソーシングサービスを提供。
MFクラウド会計やGoogleを活用することで、記帳業務を効率化し、より正確なデータを入手、それをプロの手で精製することにより、経営者の良き参謀となる経営数字を提供されています。
目的
●顧客情報の管理や検索の効率化を図る
課題
●顧客情報はExcelに、議事録はboxに、顧客とのやりとりはChatに、とシステムが分散していた
●顧客情報は、それぞれの担当者がExcelで管理していたため属人化していた
●顧客の履歴が日々Chat内に流れいき、記録を「探す時間」が無駄だと感じていた
効果
●顧客データベースを整備
●行動記録から業務処理簿を作成する機能により、二重入力の工数削減
●お客様と担当者とのやりとりを全て蓄積
●システムに一元管理することで、仮に担当者が変わっても顧客状況が一目でわかる環境を構築
●リアルタイムな売上状況の可視化を実現
鹿児島市内で税理士として活躍されている西田友博税理士事務所様に、Salesforceを導入された経緯などを伺いました。
＜アジェンダ＞
お話を伺った方 西田友博税理士事務所 西田友博様
Salesforceを選んだ理由
「データ管理」をしないといけないのが自身の課題でもありましたため、Salesforceやkintoneなど、色々と確認した結果、最も自分のやりたいことに近いことができそうだったのがSalesforceであったので、導入を決めました。
まずは、これは人の好みだとは思いますが、スッキリしていて私が好きなUI（画面）でしたので、そこはまず気に入りました。あとは連動性ですかね、色々と他のシステムやツールと繋げたりすることが可能で、Salesforceを軸に一元化するなど、将来的に色々とシームレスで繋げていけるのも良いと思いました。
また、次にこの機能が欲しいと言った場合でも、拡張をしやすいというお話をlaugh andさんから聞いておりますので、今後またそういう開発をお願いすることがある場合にもメリットだと思いました。
導入前の課題
Salesforce導入のきっかけとなった課題は？
顧客情報や納税者の方の税務情報を、ずっとExcelで管理していたことで、そこが属人化しており、なかなか管理が難しい状況でした。
また、お客様の情報や、やりとりの結果をChatwork上に投稿していると、それらが流れていってしまい、情報がストックされないことに困っていました。
その２点から、情報を一元化してストックできるツールを探し、システム導入の検討を開始しました。
ExcelやChatの問題点とは？
Excelは、担当者が1人で管理していましたので属人化していました。
私が編集したい時に編集できなかったり、仮に担当者が更新していても私が気づかないなど、そういったことが起きてしまっていたので、良くないなと思っており、次の顧客管理ツールを探していた、という点。
あとはChatworkで情報は残したけれど、あくまでストックツールではなく、フローで流れてしまっていくので、情報を検索したりするのが大変だった、という２点を解消したくて、Salesforceに行き着いたというところですね。
Salesforce導入ベンダーの選定
Salesforceに決めたからにはどちらかにお願いしないといけないと、色々と検討はしていたのですが、その際に laugh and さんをご紹介頂いたので、実際にホームページを拝見したり、社長とコンタクトを取らせて頂いた際の雰囲気から、こちらだったら信頼してお任せできそうだと感じたのが自分の中でありましたので、決めさせて頂きました。
導入後の効果
そこに蓄積された情報がある状態「探す時間」が確実に省けたと実感
Excelだったり、Boxだったり、Chatworkにあったり、色々とバラバラになっていた情報が、Salesforceの関与先（取引先）に一元化されたので、シンプルに、スッキリしたところがあります。
先ほどの課題でいうと、属人化や、情報が流れていく、ツールが違う、それらが解消されつつ、情報も蓄積されていく。もしも、担当者が仮に辞めたとしても、ちゃんとそこに情報がある状態ができました。
探す手間（時間）は確実に省けました。
例えば、私がlaugh andさんと今日 こういうミーティングをしました、という記事（活動履歴）を作った場合、以前までは終わった後に、どこにその記事があるんだっけ？というような。今だったら、Salesforce内を「laugh and 」で検索することで、関与先（取引先）の行動履歴にパッと残っているので、スッと見つけにいけます。
１対１のやりとりを可視化して「あの時何を言ったっけ？」をなくす
電話のやりとりも残してね、とルール化しています。
業種上、「言った、言わない」とかがどうしても出やすいので、責任問題にもなりますので。
仮にlaugh and さんと担当者が電話していたとしても、（電話を受けていない）私は分からないので、今までは、Chatworkにぺたっと貼っていたのですが、そのChatがまた流れていくので、それが困るから、ちゃんとSalesforceに記事（活動履歴）として残してね、とそういったルールにしています。
そうすることで、担当者側も記録として残せるし、
見返えそうとした時に「あ〜、あの時、何を言ったっけ？」みたいな
そう言ったのが、必ずここ（活動履歴）に出てくるので、検索する手間は確実になくなっているはずです。
プロジェクトの進め方から完了までを振り返って
漠然としたイメージを形に落とし込んでいく、機能の取捨選択を導いていくやり方に助けられた
私としては、こういう風に（今のように）作りたいというのは漠然としたイメージしかないので、これを具体的にヒアリングして頂いて、ではこういう風にしていったらいいんじゃないでしょうかとか、これをより強くやりましょうかとか、ここは要らないんじゃないでしょうか、とか、そういったことをしっかりと管理して頂いて、逆にきちんとアドバイスして頂けたので、結果的に、自分が何をやりたいのかが、明確になりましたし、そういった意味では、スッキリできて良かったなと思っております。
Salesforceで実現した機能について
①納税者、関与先の顧客情報管理
②関与先の税務情報管理
③業務処理簿の自動作成
④行動記録の蓄積
⑤売上の可視化
決算が何月であるとか、そういった情報も入れてます。
自分が今どれだけ売上げているのか、とか、あとは担当者別で見たいものとか、そういった機能を作って、ダッシュボードで日々管理していますので、その点は可視化できて良かったなと思っています。
導入後のサポート対応ついて
使っていて気づくところがあったので、こういう機能があったらいい、じゃあこういう機能があった方がいいのではないでしょうか、などご提案頂いたり、また、ご質問したらすぐに回答を頂けたりするので、アフターフォローもしっかりして頂いているので、助かっております。
Salesforceで実現した機能紹介（株式会社laugh and担当者）
①関与先（取引先）データに全ての情報が集約される状態を構築
関与先データには、お客様の基本情報はもちろんのこと、「決算月」など、業務上必要な情報はカスタムで用意。
それら関与先には、電話で会話した内容や訪問した結果など、全ての活動履歴を集約。これにより、情報を「探す」時間をなくし、確実に「そこに」情報がある環境を用意した。
これを利活用するためには、システムを用意するだけではなく、担当者の教育・協力が不可欠であり、そのため全従業員に対して、活動履歴を「ここに」残すことの重要性と意義を常に伝えることにも注力。
結果、今ではSalesforceで関与先を検索するだけで、その関与先に対する全ての情報が残っている、情報の一元管理が実現できた。
②売上情報をリアルタイムに集計可能とし、Excelからの脱却を実現
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これまで売上実績を把握するためには、Excelで集計をかける「手間」がどうしても発生していたが、同じ情報をExcelではなく、Salesforceへ入力するように変更。
これにより、レポート・ダッシュボードを用いたリアルタイムな予実管理ができ、より迅速な経営判断が可能となった。
さらに、担当者別の売上実績を「見える化」することで、それぞれの担当者に「責任感」が芽生え、より自発的な考えや行動を促す副次的な効果も現れた。
おわりに
今回は西田友博税理士事務所の西田様にお話をお伺いしました。
プロジェクト進行時にも、システム化にかける情熱と揺るぎない西田様の思いを受け取り、弊社としましても大変記憶に鮮明に残るプロジェクトとなりました。
また、システム導入がゴールではないという弊社の思いにもご賛同頂き、今後も共に西田友博税理士事務所様のシステムを「成長させていくべく」ご支援させて頂く所存です。
この度は誠にありがとうございました。
株式会社laugh and
平尾 奉成